Tantangan dan Solusi dalam Pengelolaan Karyawan di UMKM
Pertumbuhan bisnis sering kali ditandai dengan peningkatan jumlah karyawan. Namun, di balik pertumbuhan tersebut, muncul tantangan baru dalam pengelolaan sumber daya manusia (SDM), terutama bagi pelaku usaha mikro kecil dan menengah (UMKM) yang belum menggunakan aplikasi HRIS. Masalah seperti pencatatan kehadiran, perhitungan gaji, hingga pengaturan tunjangan menjadi hal yang kompleks dan memerlukan solusi efisien.
Banyak pelaku usaha masih melakukannya secara manual, menggunakan spreadsheet atau catatan kertas. Padahal, digitalisasi telah menyentuh banyak aspek bisnis UMKM, mulai dari penjualan hingga pengelolaan stok. Hanya saja, pengelolaan karyawan kerap kali tertinggal. Inilah yang menjadi fokus utama dari Stafbook, sebuah platform Human Resource Information System (HRIS) yang dirancang untuk mempermudah pengelolaan SDM.
Kisah di Balik Perintisan Aplikasi HRIS Stafbook
CEO Stafbook, Fransiskus Raymond, memiliki latar belakang karier di startup unicorn di bidang ride hailing dan food delivery. Pengalamannya tersebut mempertemukannya dengan banyak merchant food and beverage (FnB) dan ritel yang sudah terbantu oleh digitalisasi di sisi penjualan, tetapi belum menemukan solusi untuk mengelola karyawan.
Fransiskus merasa ada keresahan di bidang kelola manusia atau SDM. Hal ini mendorongnya untuk mendirikan Stafbook pada 2021 sebagai platform HRIS. Pada 2022, Stafbook terpilih masuk program akselerator Y Combinator di Silicon Valley, menjadikannya salah satu startup HR tech Indonesia yang diakui secara global.
Platform ini dirancang dengan kesederhanaan sebagai prioritas utama agar mudah digunakan oleh semua pihak, termasuk karyawan di lapangan. “Simplicity itu jadi first requirement buat kami,” ujar Fransiskus. Prinsip ini membuat Stafbook mampu menjangkau berbagai level pengguna, termasuk karyawan, HR, leader, sampai owner.
Fitur Utama HRIS Stafbook untuk Mempermudah Absensi dan Penggajian
Stafbook menghadirkan sejumlah fitur utama yang dirancang untuk menyederhanakan proses pengelolaan karyawan sekaligus menjaga akurasi data. Salah satu fitur yang paling mendasar adalah Attendance atau pencatatan kehadiran. Data kehadiran yang akurat menjadi dasar dalam mengukur produktivitas kerja, karena tanpa data ini, komponen lain seperti perhitungan lembur dan tunjangan akan sulit diolah secara tepat.
Dalam implementasinya, Stafbook menyediakan beberapa metode pencatatan kehadiran, termasuk fitur Live Attendance berbasis aplikasi dan kios absen berbasis tablet. Data kehadiran tersebut kemudian terhubung langsung dengan fitur kedua, yakni Payroll atau penggajian otomatis. Selain kehadiran, sistem ini juga terintegrasi dengan data lembur dan cuti.
Fransiskus menegaskan bahwa penggajian merupakan aspek yang krusial bagi semua pihak. “Sistem ini berperan membantu mengurangi human error. Datanya diinput langsung dari user, mulai dari data absensi, cuti, lembur, dan lain-lain. Jadi, tidak semua ditumpuk di satu orang,” jelasnya.
Dengan sistem tersebut, proses yang sebelumnya dilakukan sepenuhnya secara manual kini dapat diotomatisasi hingga 80 sampai 90 persen melalui sistem HRIS Stafbook. Pengelola usaha hanya perlu melakukan pengecekan pada 10–20 persen sisanya.
Adopsi Teknologi HR dan Masa Depan Pengelolaan SDM di Indonesia
Menatap ke depan, Fransiskus melihat adopsi kecerdasan buatan atau artificial intelligence (AI) dalam pengelolaan SDM sebagai keniscayaan. Namun, menurutnya langkah pertama yang harus dilakukan pelaku usaha adalah mengadopsi software terlebih dahulu sebagai fondasi digitalisasi.
Fransiskus memahami bahwa kepercayaan terhadap teknologi baru membutuhkan proses. Ia menganalogikannya dengan adopsi internet dan media sosial yang awalnya juga diragukan, tetapi kini menjadi bagian tak terpisahkan dari kehidupan sehari-hari. “Game-nya berubah, lingkungannya berubah. Selama manusia selalu beradaptasi dengan kondisinya, saya yakin kita selalu bisa,” ujarnya.
Manfaat terbesar dari adopsi teknologi adalah efisiensi waktu. Ketika beban administratif berkurang, pengelola usaha memiliki lebih banyak ruang untuk mengenal dan memahami kebutuhan timnya. Pemahaman yang lebih baik tersebut pada akhirnya berdampak langsung pada produktivitas dan pencapaian usaha secara keseluruhan.
Fransiskus juga menyampaikan pesan bagi para pelaku usaha dan pengelola SDM di Indonesia agar terus belajar dan terbuka terhadap teknologi baru. “Carilah solusi yang memang memahami user-nya. Kalau mindset-nya benar-benar memahami customer, maka pengembangannya akan semakin mendekati harapan,” tuturnya.
Fasilitas Tarik Gaji Lebih Awal dan Transparansi Gaji
Selain fitur absensi dan penggajian otomatis, Stafbook juga menyediakan fitur Payslip yang menampilkan rincian komponen gaji secara detail. Menurut Fransiskus, transparansi ini penting untuk menjaga kepercayaan karyawan terhadap perhitungan gaji yang mereka terima.
Adapun fitur ketiga yang kini cukup banyak digunakan adalah fasilitas tarik gaji lebih awal. Fitur ini hadir sebagai alternatif di tengah maraknya persoalan pinjaman online yang kerap merugikan pekerja. Lantaran terintegrasi langsung dengan sistem, fasilitas ini memastikan bahwa setiap penerima merupakan karyawan aktif yang telah terverifikasi.
Dengan fitur absensi, penggajian otomatis, payslip transparan, dan fasilitas tarik gaji lebih awal, Stafbook menjadi salah satu solusi HRIS yang dirancang khusus untuk kebutuhan UMKM dan bisnis berkembang di Indonesia.
Reporter digital yang menggemari berita olahraga, kegiatan komunitas, dan isu pergerakan anak muda. Ia hobi berlari pagi, bermain badminton, dan menonton pertandingan olahraga. Ketika istirahat, ia menyukai membaca artikel inspiratif. Motto: “Semangat dalam berita harus sama kuatnya dengan semangat di lapangan.”
